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企业财务共享与司库管理探讨

2022-06-24 版权声明 举报文章

企业财务共享与司库管理探讨

摘要:文章在阐述企业财务管理转型的迫切性及企业财务共享与司库管理发展方向的基础上,分析了企业财务共享与司库管理中心的作用和必要性,剖析了企业财务共享与司库管理存在的问题,包括管理成本不降反增、存在一定的税收风险、可能导致人才流失、易导致企业的共享服务不到位。在此基础上,提出了基于财务管理转型的企业财务共享与司库管理策略,包括重视体系建设、加强信息技术支持、发挥政府监管部门的作用、建立和完善适用于共享服务模式的会计档案管理制度、建立量化共享服务质量与水平的管理体系和培养复合型人才。

关键词:财务管理转型;财务共享;司库管理;企业财务管理

1企业财务管理转型的迫切性

(1)企业管理成本难以降低,信息透明度低,集团控制力差。(2)企业管理体制不健全,官僚作风问题突出,导致企业日常运转严重滞后于业务发展需求。(3)有些部门以自身利益为重,损害其他部门利益的现象突出。(4)缺乏全面预算管理的有效执行方法,也缺乏财务战略整合和长远战略,导致财务管理盲目化,只是为了应付上级监管部门的检查,而不是以服务企业高层决策为出发点。(5)财务部门与业务部门的交流渠道不畅通,财务管理与业务管理呈现“两张皮”,严重制约了工作效率的提高。(6)传统业务的低附加值管理占用了大量财务人员资源,耗费了财务人员大量宝贵时间,影响了财务人员从事更高层次的财务管理活动,难以发挥财务管理自身的价值。当前,企业财务管理转型是时代发展的必然要求。财务转型的宗旨是将能为企业创造最大价值的管理活动从传统的财务部门中独立出来,充实到业务层面。在降低集团管理成本、增强集团控制能力的同时,明确财务管理在企业管理价值链中的地位,为企业创造更大的价值[1]。

2企业财务共享与司库管理的发展方向

对企业而言,企业财务共享是创新发展的新机遇,有利于促进财务管理转型。财务共享以提高效率和降低成本为出发点,是基于信息系统的集成,统一财务操作过程,使财务人员专注从事财务战略管理。拓展财务共享方面的增值服务,是为了充分发挥共享服务的价值创造作用[2]。随着信息技术的发展,未来财务共享服务必将依托大数据实现财务智能化管理的突破。资金是企业的命脉。在当今商业环境剧烈波动的情况下,不管是高效的资金交易管理、资产负债及资金流动性管理,还是财务风险管理及司库管理,都是维护企业正常运转的重要工作。其中,司库管理是企业资金管理的核心[3]。对财务转型而言,司库管理不容忽视。如果说财务共享服务是基于财务角度解决会计问题,那么司库管理就是基于资金角度考虑如何优化企业资金管理资源配置。

3企业财务共享与司库管理中心的作用

财务共享服务旨在集中配置企业的各种业务资源,为同类业务的开展提供有偿服务[4]。共享服务中心的服务范围往往覆盖与财务管理相关联的多个职能部门,职能是将大量重复性的业务从不同的区域集中于一个共享中心,以相同的标准化流程集中处理同质业务。该中心成立初衷是为企业创新管理提供实施平台。财务共享中心的正常稳定运转,能使企业集团的资金管理部门对接财务共享机构,通过司库管理提高资金支付的有效性,进一步强化企业资金的流动性管理;通过信息系统将风险管理的分散过程集中至财务共享,运用司库管理途径,帮助管理人员提高企业资金管理的效率,从而实现财务共享与司库管理的完美对接,集中管理企业账户、协调金融资源,统一收付企业资金,提高资金透明度,有利于财务管理职能的转型[5]。

4企业财务共享与司库管理的必要性

4.1企业产生了较多分支机构

在发展过程中,随着规模的扩张,企业分公司数量剧增,需要投入资金建立财务组织,在各分支机构增加财务人员。这种重复性的基础部门设施建设,不仅浪费严重,而且增加了企业管理成本。分散在各地区的财务部门,缺乏财务与业务之间的协调机制,财务信息传输困难,在一定程度上影响了企业经营管理效率的提高。为了降低结构性成本,增强企业竞争优势,有必要通过企业财务共享与司库管理统一管理各分散账户[6]。

4.2是降低企业资金管理风险的需要

企业规模扩张后,分公司的财务组织行使独立核算权利,自行控制风险,但其管理水平参差不齐,缺乏有效的风险控制措施,总公司难及时获得准确的财务信息。因此,需要建立一个具有统一流程的规范管理服务平台,从而加大企业的业务管理控制力。

4.3是企业实现标准化流程管理的需要

财务共享与司库管理都是将大量分散的操作进行标准化处理,降低重复性,将资金处理及会计业务集中到一个统一流程的操作处理平台,可以提高企业处理财务事务的效率,是企业实现标准化流程管理的需要。

5企业财务共享与司库管理存在的问题

5.1管理成本不降反增

企业实施财务共享与司库管理的目的是降低用人成本,但在实践中,大部分规模企业的总部通常设立在用人成本较高的大中城市。从有实践经验的企业看,大多数企业特别是国有企业为了承担社会责任,一般不会大规模裁员,因此人力资源的成本不仅没有降低反而上升。财务共享与司库管理中心信息管理模型的开发与设计需要花费大量时间,系统更新备选方案的形成同样需要投入相应的成本,导致企业管理成本增加。

5.2存在一定的税收风险

实施财务共享与司库管理,需要将基层会计人员集中办公,各地一线会计人员不再直接与分公司所在的当地税务机关交流,存在难以适应当地税收政策变化的风险,还有的可能错过税收优惠政策而增加企业成本。

5.3可能导致人才流失

财务共享与司库管理中心一般隶属企业的财务部门,组织层级较低,其标准化的操作流程缺乏拓展增值业务激励措施,员工可能误认为该岗位的晋升空间狭窄,个人发展方向不明确,严重挫伤了从业人员的工作积极性,甚至可能导致人才流失。

5.4易导致企业的共享服务不到位

许多企业会在总部设立财务共享与司库管理中心,当大量财务人员高度集中处理同质业务管理平台时,可能导致企业的共享服务不到位,有悖于通过财务共享服务提高办事效率的初衷。

6基于财务管理转型的企业财务共享与司库管理策略

6.1重视体系建设

企业实行财务共享与司库管理是管理模式的大变革,既涉及多区域、多部门集中处理会计事务,也涉及人员裁减的利益冲突。不仅需要技术、人力和资金支持,还需要企业高级管理人员的实际行动支持。为此,需要重视基于财务管理转型的企业财务共享与司库管理体系建设。各级管理人员必须对财务共享与司库管理战略目标作出长期规划,妥善处理体系建设过程中存在的问题[7]。

6.2加强信息技术支持

财务共享与司库管理体系涵盖企业战略规划体系、远程网络报销体系与企业的结算体系等。成熟有效的信息技术是支撑企业实现财务共享与司库管理的先决条件。传统的财务管理系统财务数据收集与传输速度缓慢,会影响企业高层的决策。应用信息技术,集中统一企业零散的财务资金,可以为企业决策层提供精准有效的数据支持,显著降低潜在的决策错误风险[8]。

6.3发挥政府监管部门的作用

虽然建设财务共享与司库管理是时代发展的必然趋势,但是,各地区企业与企业之间的发展实况千差万别。企业应遵守事物的发展规律,遵循企业的管理规则,根据自身的发展战略、经营规模及所属行业环境等因素决定是否建立财务共享与司库管理中心。政府监管部门应充分发挥正确引导作用,服务企业,积极从法律法规和政策等方面消除企业开展经济活动的障碍,大力支持有条件的企业建立财务共享与司库管理中心。

6.4建立和完善适用于共享服务模式的会计档案管理制度

6.4.1会计档案管理需要适应财务共享与司库管理各方面的变化(1)会计档案管理系统是传统财务管理的重点。建立财务共享与司库管理中心后,财务管理系统的重点应转向共享服务的管理系统。(2)根据会计档案管理需要,完善共享服务的图像采集系统,并重视图像数据后形成的纸质会计文档的完整性。(3)财务共享和司库服务的会计档案管理难度增加,流程更复杂,会计档案的形成环节长,中间环节的管理责任分工不明确,从而增加了财务风险控制难度。(4)会计档案质量控制的主体发生变化,财务共享模式下的会计档案质量控制主体需要承担会计档案质量责任。(5)在共享模式下,会计文件的形成、存储、检索等环节会产生大量电子化会计文件,增加了会计文件的电子化管理难度。(6)目前,电子档案与纸质档案虽有同等效力,但异地保存。在集中核算的背景下,企业集中扫描原始单据,传输电子版票据,而纸质的档案仍然留在共享服务机构所在地,无形中增加了会计档案的远程存放管理难度。6.4.2创新会计档案管理措施(1)明确共享服务会计档案的管理责任。加强会计档案形成过程的合法化管理,并建立管理责任追溯制度,保证会计档案的形成过程是合法的,提升会计档案质量。(2)推行电子档案管理形式。电子档案方便传输,可减轻企业的管理费用,节约管理成本。实施共享服务模式的企业,应完善档案数字化管理系统,通过会计档案管理的规模效应降低成本。(3)确保电子档案与纸质档案内容的吻合度。重视规范电子档案的制作流程,严格控制电子档案变样的风险。非专业人员不得制作电子档案,防止在操作中丢失数据、破坏文档。(4)优化共享服务模式下会计档案的集中管理方法。建立财务会计电子文件的审查机制,确保电子档案监管的有效性,使之与企业的纸质档案保持高度一致。

6.5建立量化共享服务质量与水平的管理体系

财务共享与司库管理中心所提供的服务都是共享服务,共享服务不只是简单的标准化机械操作,而要结合企业的实际需求,不断调整服务企业经济建设的具体内容,提供与企业经济活动相匹配的高质量服务。当前,由于衡量财务共享与司库管理中心效率的标准不统一,无法开展统一考核,必须重视研究建立量化共享服务质量与水平的管理体系,促进财务共享与司库管理中心的健康发展。

6.6培养复合型人才

随着企业规模的不断扩大,相应的业务不断增加,财务共享与司库管理岗位对相关工作人员的素质要求越来越高—其不仅要熟悉财务管理知识,还要具备缜密的逻辑分析能力及较强的文字表达与交流能力,同时需要具备项目管理能力。只有这样的高素质人才,才能充分整合企业内部的有效资源,推动企业经济活动的有效开展。因此,企业应培养具备知识、能力和思维的复合型人才。

7结束语

目前,成立财务共享与司库管理中心是跨地区整合企业不同领域职能的重要手段,也是加快企业管理转型与国际化接轨的重要工具。企业要规范和完善财务共享与司库管理中心建设,为实现管理战略转型提供重要的制度保障。

参考文献

[1]张庆龙,张延彪.财务转型视角下的企业司库管理研究[J].财会月刊,2022(1):34-38.

[2]符晶.GX财务公司司库管理模式优化研究[D].南京:南京师范大学,2019.

[3]史美娜.铁路企业构建司库管理体系的探讨[J].铁道运输与经济,2017,39(11):10-14.

[4]殷晓丽.施工企业财务共享服务数字化转型存在的问题及优化对策研究[J].中国物流与采购,2022(6):87-88.

[5]冯淑玉.集团公司资金集中管理优化研究[D].镇江:江苏大学,2016.

[6]丁娜.司库管理视角下企业集团资金集中管理体系建设研究[D].北京:首都经济贸易大学,2018.

[7]陶美霞.论财务共享服务体系在国企财务管理中的运用[J].山东纺织经济,2021(6):20-22.

[8]郭蕾.基于财务共享服务的企业营运资金管理研究[D].昆明:云南财经大学,2021.

作者:张宏 单位:中交第三公路工程局有限公司

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